Vous pouvez télécharger notre politique de confidentialité en PDF ici.

LES DÉFINITIONS IMPORTANTES

Tous les mots commençant par une majuscule renvoient aux définitions suivantes :

• « La Société » ou “nous” fait référence à :
SIS Fragrances, SARL au capital social de 5000 euros, dont le siège est situé au 88 rue du Buisson 59800 Lille et inscrite au RCS de Lille sous le N° 921506481
• Le « Site » désigne le site internet www.sis-fragrances.com dont le contenu, les produits sont fournis par la Société.

• Les « Utilisateurs » ou « vous » désignent toute personne visitant le Site et utilisant ses services, qu’elle réalise un achat ou non (visiteurs, prospects, clients…).

• Une « Donnée » ou « Donnée personnelle » ou « Donnée à caractère personnel » correspond à toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable, directement (nom, prénom, mail…) ou indirectement (numéro de téléphone, adresse postale, email, données de localisation, images…).

• Le « Responsable de traitement » est la personne qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.

• Le « Traitement » de données personnelles désigne une ou plusieurs opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
• La « Règlementation » fait référence :
• au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») UE N°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016,
• à Loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la LOI n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles pour les questions de traitement de données à caractère personnel,
• la Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.

LES LIEUX DE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

La Société dispose d’un site internet marchand.

Ce site permet :

• de présenter les activités de la Société aux Utilisateurs,
• de contacter la Société,
• de s’abonner à sa newsletter,
• de créer un fichier client,
• de vendre ses produits [produit de parfumerie].
• ….

Nous collectons les données à caractère personnel par la transmission volontaire de votre part lorsque :

• Vous naviguez sur notre Site et utilisez nos services,
• Vous remplissez les formulaires de contact ou envoyez un mail à la Société.
• Vous téléchargez un fichier mis à disposition gratuitement ou vous inscrivez à la newsletter,
• Vous créez ou modifiez votre compte client,
• Vous effectuez une commande,
• Vous procédez au paiement,
• Vous participez à un événement, un salon, une conférence ou un webinar.
• Vous participez au questionnaire olfactif
Les données sont collectées et traitées par la Société à des fins purement professionnelles en vue de commercialiser ses biens dans le respect de la Réglementation, d’assurer les échanges ainsi que sa communication commerciale et de proposer des services ou produits adaptés aux besoins des Utilisateurs.

LES TYES DE DONNÉES TRAITÉES

Les données traitées sont relatives :

• Au contact via le formulaire de contact ou de l’inscription à la newsletter (email).

• À l’identité du Client lors du paiement et de la facturation : nom, prénom, téléphone, e-mail, adresse postale, données relatives à l’enregistrement sur des listes d’opposition, SIREN…

• Aux moyens de paiement : numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel (lesquels sont immédiatement effacés et non transmis à la Société / l’Entreprise).

• Aux commandes : numéro de la commande, détail des services ou produits commandés, montant des services ou produits commandés, données relatives au règlement des factures (règlements, impayés, remises)…

• À la réalisation des actions de fidélisation et de prospection : historique des produits ou services commandés…

• Aux avis : nom, prénom, profession, le cas échéant photo rattachée à l’avis….

• À l’inscription et la connexion au compte utilisateur : lors de la création d’un profil personnalisé sur le Site, chaque Utilisateur renseigne son adresse-mail, un identifiant, un mot de passe.

• Aux réponses à nos enquêtes et à la participation de jeux concours.

• À l’identifiant de cookies et identifiant mobile publicitaire, aux caractéristiques techniques relatives à l’appareil que vous utilisez pour accéder à nos services, à votre adresse IP, à vos données de géolocalisation déduites de l’adresse IP, à vos informations relatives aux connexions (access log), votre historique de navigation sur notre site.

• À la réalisation du questionnaire olfactif.

LES FINALITÉS ET BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS

Les finalités et bases légales des traitements de vos données sont les suivantes :

• Pour le paiement et la livraison des produits : la base légale du traitement est l’exécution d’un contrat.

• Pour l’établissement de devis, le paiement et la réalisation de la prestation : la base légale du traitement est l’exécution d’un contrat.

• Pour la gestion et le suivi de la relation commerciale (contrats, commandes, contact afférant, livraisons, gestion de votre compte client, gestion des réclamations) la base légale du traitement est l’exécution d’un contrat.

• Pour la création d’un compte client sur le Site : la base légale est le consentement.

• Pour l’envoi de sollicitations commerciales par mail sur des produits proposés par la Société, de fichiers gratuits et plus généralement pour l’envoi de la newsletter : la base légale du traitement est le consentement.

• Pour la transmission de l’adresse électronique aux partenaires commerciaux : la base légale du traitement est le consentement.

• Pour la réalisation de statistiques commerciales et d’analyses marketing : la base légale est l’intérêt légitime de la Société, à savoir améliorer ses offres.

• Pour la tenue de la comptabilité, impliquant la conservation des données pour une période de 10 ans : la base légale du traitement est l’obligation légale.

• Pour la gestion des droits des Utilisateurs en matière de protection des Données Personnelles : la base légale du traitement est l’obligation légale et réglementaire.

Les données affichées avec un * sont obligatoires, les autres sont facultatives. Le défaut de réponse à une donnée à caractère obligatoire ne nous permettra pas de réaliser correctement les services demandés par le client.

LA DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES

• Données nécessaires à la gestion des commandes, des relations commerciales et à la facturation : pendant toute la durée de la relation commerciale, puis 3 ans à compter du dernier comportement actif du client et 10 ans au titre des obligations comptables.

• Données relatives aux moyens de paiement lors de l’achat : ces données ne sont pas conservées par la Société; elles sont collectées lors de la transaction et sont immédiatement transmises cryptées à nos prestataires de paiement STRIPE. Par exception, ces données sont conservées 13 mois en cas de paiement en plusieurs fois.

• Données nécessaires à la gestion des impayés : 5 ans à compter de la fin de la procédure de recouvrement des impayés.

• Données relatives aux prises de contact par l’intermédiaire du Site : 3 ans à compter du dernier comportement actif de l’Utilisateur.

• Données concernant l’inscription à la Newsletter : 3 ans à compter du dernier comportement actif de l’Utilisateur ou jusqu’à ce que la personne concernée s’oppose à ce traitement.

• Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation et à la prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier comportement actif de l’Utilisateur ou jusqu’à ce que la personne concernée s’oppose à ce traitement.

• Données concernant les listes d’opposition à recevoir de la prospection ou une newsletter : 3 ans à compter du dernier comportement actif de l’Utilisateur.

• Données nécessaires à l’élaboration de statistiques commerciales et l’analyse marketing : 3 ans après la fin de la relation commerciale ou après leur collecte.

• Données concernant la création d’un compte : le temps de l’inscription sur le Site ou à l’issue d’une période d’inactivité de 3 ans.

Pour toutes les données traitées sur la base légale du consentement de l’Utilisateur, l’Utilisateur a la possibilité de retirer son consentement à tout moment.
Néanmoins, vos données peuvent être conservées plus longtemps sous forme d’archives afin de démontrer l’exécution de nos obligations contractuelles jusqu’à l’expiration des prescriptions légales.

LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES

La Société, en tant que Responsable du traitement des données, est destinataire des données personnelles collectées.

Cependant, nos prestataires externes (ex : transporteurs…) peuvent être destinataires de certaines Données Personnelles lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat.

La Société peut également être amenée à communiquer des Données Personnelles des Utilisateurs afin de coopérer avec les autorités administratives et judiciaires.

Enfin, nous utilisons divers outils qui sont susceptibles d’avoir accès à vos données :

• STRIPE pour le paiement en ligne,

• BREVO pour le service de mailing,

• RATIOO pour les facturations

• NOTION pour la gestion client,

• OVH en tant qu’hébergeur du Site,

Ces différents outils disposent de leur propre Politique de Confidentialité sur lesquelles nous n’avons aucune maîtrise. Nous vous invitons à les consulter.
Certains de ces outils (NOTION, STRIPE) peuvent héberger des Données en dehors de l’Union Européenne. Ils garantissent soit un niveau de protection de vos Données adéquat aux réglementations relatives au RGPD ou fournissent des clauses contractuelles types de l’UE approuvées par la Commission européenne.

LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

En tant que Responsable de traitement, la Société est chargée de la collecte et du traitement de vos Données. Son rôle est d’assurer la confidentialité des informations transmises et le respect de votre vie privée.
En conséquence, elle s’engage à ne collecter que les informations nécessaires. Elle met en œuvre tous les moyens nécessaires pour sécuriser le traitement de vos données via la mise en place de mesures organisationnelles et techniques. Enfin, elle collabore avec la CNIL et s’assure du respect de vos droits.

Coordonnées du responsable de traitement :

Nom / Prénom Diane de Landevoisin
Adresse mail : contact@sis-fragrances.com

VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou les faire effacer.

Vous disposez également d’un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données.

Vous avez également le droit de définir le sort de vos Données après votre mort et de choisir éventuellement un tiers de confiance à qui la Société devra les confier.

Pour toute demande de rectification, de suppression ou de restitution des Données collectées par l’Utilisateur, nous conservons les Données rectifiées, supprimées ou restituées pendant 1 mois, ou 3 mois en cas de demande complexe. Néanmoins, nous garderons les informations permettant de prendre en compte l’exercice du droit d’opposition pendant 3 ans suivant l’exercice dudit droit d’opposition.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le Traitement de vos Données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la Société. La Société s’engage à faire tout son possible pour traiter votre demande dans le délai d’un mois suivant la date de réception.

• Par voie électronique :
contact@sis-fragrances.com
• Par courrier postal :
SIS Fragrances, 88 rue du Buisson 59800 Lille

Si vous estimez, après avoir contacté la Société, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL.
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

LA GESTION DES COOKIES

En naviguant sur le Site, des cookies peuvent être déposés sur votre terminal.
Les cookies correspondent à de petits fichiers déposés temporairement sur le disque dur de l’ordinateur de l’Utilisateur.

• Cookies nécessaires au bon fonctionnement du Site
Lors des visites sur le Site, l’installation automatique d’un cookie sur le logiciel de navigation de l’Utilisateur peut survenir. Ces cookies sont nécessaires pour assurer l’accessibilité et la navigation sur le Site. Ces fichiers ne comportent pas d’informations personnelles et ne peuvent pas être utilisés pour l’identification d’une personne.
En naviguant sur le site, l’utilisateur accepte les cookies. Leur désactivation peut s’effectuer via les paramètres du logiciel de navigation.
La durée maximale de conservation de ces cookies est de 13 mois après leur premier dépôt dans votre terminal.

• Cookies supplémentaires et non essentiels
Nous pouvons utiliser des cookies supplémentaires comportant des informations personnelles sur la base de votre consentement. En d’autres termes, leur utilisation est soumise à votre consentement exprès grâce à un bandeau cookie en page d’accueil.

Ces cookies supplémentaires que nous émettons nous permettent :

• D’obtenir des statistiques de fréquentation anonymes du site internet et la localisation afin d’optimiser votre navigation, son ergonomie et son contenu (nom du Cookie).
• D’identifier le trafic depuis les réseaux sociaux et de partager du contenu de notre Site sur les réseaux sociaux (nom du cookie).
En tout état de cause, les cookies déposés sur votre terminal de navigation avec votre accord sont détruits 13 mois après leur dépôt sur votre terminal.

Ces cookies n’étant pas essentiels au fonctionnement du Site, vous pouvez donc décider de les désactiver via les paramètres de votre navigateur ou les refuser dans le bandeau qui apparaît à l’ouverture du Site.
Certains de ces cookies (Google Analytics ) peuvent héberger des Données en dehors de l’Union Européenne. Ils garantissent soit un niveau de protection de vos Données adéquat aux réglementations relative au RGPD ou fournissent des clauses contractuelles types de l’UE approuvées par la Commission européenne.

LES SITES TIERS

Certaines pages du Site contiennent des liens vers des sites tiers. Ces sites ont leur propre politique de confidentialité et nous ne sommes pas responsables du traitement des Données Personnelles qui sera fait sur ces sites. Nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité pour plus d’informations.

LES MISES À JOUR

La présente politique de confidentialité peut être amenée à être modifiée en fonction des évolutions de la loi et des activités du Site. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour : 1er janvier 2023